regels en richtlijnen
Privacyreglement FEW-EUR
Voor het studenten-informatiesysteem van de Faculteit der Economische
Wetenschappen
betreffende bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden,
ingevolge de artikelen 17, 19 en 20 van de Wet Persoonsregistraties.
Dit reglement verstaat onder:
- registratie:
de belangstellenden-, studerenden- en alumniadministratie van de Faculteit
der Economische Wetenschappen (FEW)
- houder:
het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam
- beheerder:
beheerder van de Faculteit der Economische Wetenschappen
- subbeheerder(s):
directeur van de Faculteit der Economische Wetenschappen
- interne bewerker:
medewerk(st)ers van de faculteit belast met het onder leiding van de
(sub)beheerder verrichten van werkzaamheden aan de registratie en uit dien
hoofde rechtstreeks toegang hebbend tot de daarin verzamelde
persoonsgegevens
- derden:
natuurlijke en rechtspersonen buiten de EUR
Het doel van de registratie is het vastleggen, bewaren en bewerken van
gegevens ten behoeve van
- beleidsvoorbereiding en -uitvoering ten behoeve van de decaan en
capaciteitsgroepen ten aanzien van onder andere studenten- en alumnizaken,
begroting en ruimteplanning;
- het onderhouden van contacten met de afgestudeerden die dat wensen;
- het verzenden van facultaire periodieken.
In de registratie worden geen andere persoonsgegevens opgenomen dan die welke
vermeld zijn in bijlage 1 met betrekking tot de
daarbij genoemde categorieën van personen.
De in art. 3 bedoelde gegevens worden verkregen
d.m.v. eigen opgave door geregistreerden.
Op verzoek van een geregistreerde worden persoonsgegevens uit de registratie
verwijderd, tenzij hun aanwezigheid noodzakelijk is voor het doel van de
registratie. Een weigering wordt met redenen omkleed.
- De (sub)beheerder en de interne bewerker(s) zijn bevoegd (persoons)gegevens
aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen, die in
verband met de doelstelling van de registratie worden opgenomen.
- Indien de beheerder een of meer deskundigen van buiten de universiteit
aantrekt t.b.v. werkzaamheden aan de registratie, hebben deze alsdan de
bevoegdheid bedoeld in het eerste lid.
- De functionarissen die de onderstaande functies bekleden, zijn, na
verkregen schriftelijke toestemming van de (sub)beheerder, bevoegd om kennis
te nemen van persoonsgegevens in de registratie, ten behoeve van de daarbij
vermelde taak en met inachtneming van de daarbij aangegeven beperkingen:
- facultaire studieadviseurs t.b.v. studieadvisering uitsluitend met
betrekking tot studenten van de eigen faculteit;
- facultaire beleidsmedewerkers onderwijs en onderwijskundigen
uitsluitend met betrekking tot studenten van de eigen faculteit;
- (adjunct-)opleidingsdirecteuren uitsluitend met betrekking tot
studenten van de eigen opleiding;
- capaciteitsgroepen t.b.v. studievoortgang uitsluitend met betrekking
tot studenten die deelnemen aan door de capaciteitsgroep verzorgd
onderwijs;
- leden van de examencommissie, uitsluitend met betrekking tot de
opleidingen waarvoor de examencommissie is benoemd.
- Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is schriftelijke
toestemming van de geregistreerde vereist, tenzij de verstrekking
voortvloeit uit het doel van de registratie.
- Uit een persoonsregistratie kunnen ook in andere gevallen dan omschreven
in het eerste lid van dit artikel bestanden persoonsgegevens, alleen
bestaande uit naam, adres, woonplaats, postcode en soortgelijke voor
communicatie benodigde gegevens aan een derde op diens verzoek worden
verstrekt. Het verzoek vermeldt het doel waarvoor de gevraagde gegevens zal
worden gebruikt. Tot verstrekking wordt niet overgegaan indien dit doel
onverenigbaar is met de belangen van de universiteit c.q. faculteit of
indien de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden onevenredig wordt
geschaad.
- Alle beslissingen met betrekking tot verstrekkingen aan derden in
voorgaande leden bedoeld, zijn, voorzover niet gemandateerd aan de
(sub)beheerder, voorbehouden aan de houder.
Het facultaire informatiesysteem ontvangt periodiek alle beschikbare gegevens
uit EROS, uitsluitend voorzover deze betreffen geregistreerden van de
faculteit.
- Een verzoek van een geregistreerde om informatie over hem betreffende
gegevens in de registratie, danwel over de verstrekking van dergelijke
gegevens aan derden wordt persoonlijk danwel schriftelijk, onder overlegging
van een legitimatiebewijs respectievelijk een duidelijke kopie daarvan,
ingediend bij de (sub)beheerder, en door deze binnen een maand na ontvangst
beantwoord. De (sub)beheerder vergewist zich van de identiteit van de
verzoeker.
- De houder kan voor het verstrekken van de gevraagde informatie aan de
verzoeker een vergoeding in rekening brengen van max. f 10,- per verzoek.
- Indien een geregistreerde wijziging of aanvulling verlangt van hem
betreffende gegevens in de registratie, dient hij hiertoe een schriftelijk
verzoek in bij de (sub)beheerder, die daarop binnen een maand na ontvangst
een beslissing neemt.
- De (sub)beheerder draagt zorg dat zijn beslissing tot wijziging of
aanvulling zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na het
nemen van de beslissing wordt uitgevoerd.
- Een weigering tot correctie wordt met redenen omkleed.
- Indien en voorzover een verzoek, als bedoeld in het eerste lid, is
afgewezen door de (sub)beheerder, kan de geregistreerde het College van
Bestuur verzoeken daarin alsnog te voorzien. Het College van Bestuur hoort
de (sub)beheerder terzake.
Met inachtneming van het bepaalde in dit reglement en in het Bestuurs- en
Beheersreglement EUR is de beheerder verantwoording schuldig aan het
College van Bestuur m.b.t. zorg voor de registratie. Daartoe brengt hij
jaarlijks een verslag uit, waarin duidelijk inzicht wordt gegeven in de
organisatie en het functioneren van de registratie en van de daarbij betrokken
personen. Het verslag bevat in ieder geval een lijst van verstrekkingen aan
derden.
- Op de registratie zijn de bepalingen van de WPR en de interne
richtlijn bescherming persoonsgegevens van de EUR van
overeenkomstige toepassing. In die gevallen waarin dit reglement, noch de
wet, noch de interne richtlijn voorzien, beslist het College van Bestuur.
- Dit reglement treedt in werking op 1 september 1994, en kan worden
aangehaald als Privacyreglement van de Faculteit der Economische
Wetenschappen.
- De vaststelling van dit reglement wordt bekend gemaakt door publicatie in Erasmus
Magazine.
- Het reglement wordt ter inzage gelegd bij:
- Bureau van de Faculteit
- Afdeling Juridische Zaken van het Bureau van de EUR.
- Wijzigingen van dit reglement worden vastgesteld door de Secretaris van de
Universiteit, namens het College van Bestuur.
Aldus vastgesteld door het College van Bestuur op 24 oktober 1994 en
inwerking getreden op 24 oktober 1994.