regels en richtlijnen
Privacyreglement FEW-EUR
Voor het studenten-informatiesysteem van de Faculteit der Economische Wetenschappen
betreffende bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden, ingevolge de artikelen 17, 19 en 20 van de Wet Persoonsregistraties.
Dit reglement verstaat onder:
- registratie:
de belangstellenden-, studerenden- en alumniadministratie van de Faculteit der Economische Wetenschappen (FEW)
- houder:
het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam
- beheerder:
beheerder van de Faculteit der Economische Wetenschappen
- subbeheerder(s):
directeur van de Faculteit der Economische Wetenschappen
- interne bewerker:
medewerk(st)ers van de faculteit belast met het onder leiding van de (sub)beheerder verrichten van werkzaamheden aan de registratie en uit dien hoofde rechtstreeks toegang hebbend tot de daarin verzamelde persoonsgegevens
- derden:
natuurlijke en rechtspersonen buiten de EUR
Het doel van de registratie is het vastleggen, bewaren en bewerken van gegevens ten behoeve van
- beleidsvoorbereiding en -uitvoering ten behoeve van de decaan en capaciteitsgroepen ten aanzien van onder andere studenten- en alumnizaken, begroting en ruimteplanning;
- het onderhouden van contacten met de afgestudeerden die dat wensen;
- het verzenden van facultaire periodieken.
In de registratie worden geen andere persoonsgegevens opgenomen dan die welke vermeld zijn in bijlage 1 met betrekking tot de daarbij genoemde categorieën van personen.
De in art. 3 bedoelde gegevens worden verkregen d.m.v. eigen opgave door geregistreerden.
Op verzoek van een geregistreerde worden persoonsgegevens uit de registratie verwijderd, tenzij hun aanwezigheid noodzakelijk is voor het doel van de registratie. Een weigering wordt met redenen omkleed.
- De (sub)beheerder en de interne bewerker(s) zijn bevoegd (persoons)gegevens aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen, die in verband met de doelstelling van de registratie worden opgenomen.
- Indien de beheerder een of meer deskundigen van buiten de universiteit aantrekt t.b.v. werkzaamheden aan de registratie, hebben deze alsdan de bevoegdheid bedoeld in het eerste lid.
- De functionarissen die de onderstaande functies bekleden, zijn, na verkregen schriftelijke toestemming van de (sub)beheerder, bevoegd om kennis te nemen van persoonsgegevens in de registratie, ten behoeve van de daarbij vermelde taak en met inachtneming van de daarbij aangegeven beperkingen:
- facultaire studieadviseurs t.b.v. studieadvisering uitsluitend met betrekking tot studenten van de eigen faculteit;
- facultaire beleidsmedewerkers onderwijs en onderwijskundigen uitsluitend met betrekking tot studenten van de eigen faculteit;
- (adjunct-)opleidingsdirecteuren uitsluitend met betrekking tot studenten van de eigen opleiding;
- capaciteitsgroepen t.b.v. studievoortgang uitsluitend met betrekking tot studenten die deelnemen aan door de capaciteitsgroep verzorgd onderwijs;
- leden van de examencommissie, uitsluitend met betrekking tot de opleidingen waarvoor de examencommissie is benoemd.
- Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is schriftelijke toestemming van de geregistreerde vereist, tenzij de verstrekking voortvloeit uit het doel van de registratie.
- Uit een persoonsregistratie kunnen ook in andere gevallen dan omschreven in het eerste lid van dit artikel bestanden persoonsgegevens, alleen bestaande uit naam, adres, woonplaats, postcode en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens aan een derde op diens verzoek worden verstrekt. Het verzoek vermeldt het doel waarvoor de gevraagde gegevens zal worden gebruikt. Tot verstrekking wordt niet overgegaan indien dit doel onverenigbaar is met de belangen van de universiteit c.q. faculteit of indien de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden onevenredig wordt geschaad.
- Alle beslissingen met betrekking tot verstrekkingen aan derden in voorgaande leden bedoeld, zijn, voorzover niet gemandateerd aan de (sub)beheerder, voorbehouden aan de houder.
Het facultaire informatiesysteem ontvangt periodiek alle beschikbare gegevens uit EROS, uitsluitend voorzover deze betreffen geregistreerden van de faculteit.
- Een verzoek van een geregistreerde om informatie over hem betreffende gegevens in de registratie, danwel over de verstrekking van dergelijke gegevens aan derden wordt persoonlijk danwel schriftelijk, onder overlegging van een legitimatiebewijs respectievelijk een duidelijke kopie daarvan, ingediend bij de (sub)beheerder, en door deze binnen een maand na ontvangst beantwoord. De (sub)beheerder vergewist zich van de identiteit van de verzoeker.
- De houder kan voor het verstrekken van de gevraagde informatie aan de verzoeker een vergoeding in rekening brengen van max. f 10,- per verzoek.
- Indien een geregistreerde wijziging of aanvulling verlangt van hem betreffende gegevens in de registratie, dient hij hiertoe een schriftelijk verzoek in bij de (sub)beheerder, die daarop binnen een maand na ontvangst een beslissing neemt.
- De (sub)beheerder draagt zorg dat zijn beslissing tot wijziging of aanvulling zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na het nemen van de beslissing wordt uitgevoerd.
- Een weigering tot correctie wordt met redenen omkleed.
- Indien en voorzover een verzoek, als bedoeld in het eerste lid, is afgewezen door de (sub)beheerder, kan de geregistreerde het College van Bestuur verzoeken daarin alsnog te voorzien. Het College van Bestuur hoort de (sub)beheerder terzake.
Met inachtneming van het bepaalde in dit reglement en in het Bestuurs- en Beheersreglement EUR is de beheerder verantwoording schuldig aan het College van Bestuur m.b.t. zorg voor de registratie. Daartoe brengt hij jaarlijks een verslag uit, waarin duidelijk inzicht wordt gegeven in de organisatie en het functioneren van de registratie en van de daarbij betrokken personen. Het verslag bevat in ieder geval een lijst van verstrekkingen aan derden.
- Op de registratie zijn de bepalingen van de WPR en de interne richtlijn bescherming persoonsgegevens van de EUR van overeenkomstige toepassing. In die gevallen waarin dit reglement, noch de wet, noch de interne richtlijn voorzien, beslist het College van Bestuur.
- Dit reglement treedt in werking op 1 september 1994, en kan worden aangehaald als Privacyreglement van de Faculteit der Economische Wetenschappen.
- De vaststelling van dit reglement wordt bekend gemaakt door publicatie in Erasmus Magazine.
- Het reglement wordt ter inzage gelegd bij:
- Bureau van de Faculteit
- Afdeling Juridische Zaken van het Bureau van de EUR.
- Wijzigingen van dit reglement worden vastgesteld door de Secretaris van de Universiteit, namens het College van Bestuur.
Aldus vastgesteld door het College van Bestuur op 24 oktober 1994 en inwerking getreden op 24 oktober 1994.
